Identificando Necessidades de Tecnologia

No linguajar tecnológico, estamos tratando de Análise de Requisitos. Isto significa nada mais, nada menos, que tratar de forma sistemática o levantamento de nossas necessidades. Quem lida com tecnologia conhece mil e uma metodologias para fazê-lo. Quem lida com RH sabe o que precisa, mas em geral não conhece como traduzir isto para modelos que os tecnólogos entendam. Daí temos um problema sério: RH pede uma coisa, TI entrega outra. A triste realidade é que este empasse acontece em muitos outros cenários, não somente de RH. Mas como estamos tratando de gestão de pessoas, vamos focar nestes casos.

Identificar necessidades envolve não somente analisar a maneira mais eficaz de solucionar um problema existente no negócio, mas, sobretudo, justificar sua solução empregando os recursos que se tem em mente. Muitas vezes definem-se o problema, a razão pela qual ele deve ser resolvido e os recursos que se deseja para resolvê-lo, mas a posição do gestor ou da alta direção é manter o problema como está ou utilizar os recursos que já estão disponíveis para solucioná-lo. Algo como “você está pensando em usar um canhão para matar formigas”. Neste caso, por exemplo, erra-se na visão do negócio e planejamento e não necessariamente na identificação das necessidades.

Considerando, portanto, que o problema é mais complexo do que simplesmente alinhar a forma de lidar com a questão e sua comunicação, a proposta deste artigo é levantar um framework dos passos e boas práticas a serem seguidos neste processo. Enumeremos os principais aspectos primeiramente:

• Definição do problema
• Impactos da sua manutenção para o negócio
• Possíveis soluções
• Justificativas para a solução escolhida

Como estamos tratando de Tecnologia e RH, vamos direcionar a ideia, naturalmente, para situações que resultem (ou possam resultar) na escolha de implantação de soluções de tecnologia. Estes casos, notadamente, tendem a ter um processo de aprovação demorado, sobretudo se o orçamento levantado for muito alto.

Vamos às etapas.

Definição do problema

Melhor que falar, é descrever o problema. Ao escrevê-lo, a contestação ou possibilidade de falha de entendimento reduz-se drasticamente. E, ao fazê-lo colaborativamente, pode-se obter a contribuição de outras pessoas afetadas pelo mesmo problema. E a contribuição de outros pode ajudar significativamente para a sua aprovação e reforçar a justificativa para sua solução.

Ao definir o problema, deve-se focar na sua parte prática:

• Como o trabalho é realizado no momento
• Como o mercado costuma fazer isto
• Como as empresas mais bem gerenciadas fazem isto
• Descrição detalhada do problema, de como ocorre e possíveis insatisfações ou impactos gerados (devem-se guardar detalhes para a análise mais aprofundada adiante).

Impactos da sua manutenção para o negócio

Este é uma parte importantíssima do trabalho e muitas vezes negligenciada pelo RH. Fazer os cálculos de perdas, de horas de trabalho extra ou retrabalho, de impactos no resultado do negócio, de desperdício de recursos, de perda de mercado e do retorno de investimento (ROI) aferido ao se resolver o problema. Nesta etapa, é fundamental conhecer bem o negócio e os pontos impactados pelo problema para balizar a justificativa da sua resolução.

Um trabalho de consultoria ou até mesmo o alinhamento com fornecedores de soluções pode ajudar a montar este cenário. É parte do trabalho de gestores de negócios de empresas de consultoria ajudar o RH de potenciais clientes com a criação destes cenários, de forma a justificar possíveis investimentos futuros nos seus serviços. Explorar isto não é algo ruim, muito pelo contrário.

Possíveis soluções

Nesta etapa, é interessante elencar os possíveis caminhos a se tomar, por exemplo:

• Manter o problema como está
• Utilizar uma solução caseira para resolver parte do problema – em geral envolvendo mais pessoas para dar conta do trabalho
• Resolver o problema parcialmente com uso de ferramentas existentes (papel, Excel ou afins)
• Desenvolver um novo sistema
• Contratar um sistema existente no mercado

Ao se analisar as possíveis soluções, recomenda-se avaliar os “trade off” de cada caminho seguido. E se for possível analisar os impactos em termos de custos de cada um dos caminhos, melhor ainda. A seguir consideramos um cenário para uma solução comum nas empresas, digamos, de gestão de treinamento e desenvolvimento.

Solução 1: Manter situação

Custo inicial: R$ 0,00.

Custo anual (extra): R$ 0,00.

Tempo para Implantação: Imediato.

Vantagens para o Negócio:

• Não se perde tempo da equipe neste momento.

Desvantagens para o Negócio:

• Escalabilidade: empresa crescendo teremos de parar para resolver o problema.
• 20 horas mensais gastos pelo Gerente de RH para manter a situação, o que equivale a um custo de R$ 1.500,00/ mês para a empresa.
• Incapacidade de gerar relatórios de forma rápida e confiável.

Solução 2: Contratar um novo profissional para fazer o trabalho manualmente

Custo inicial: R$ 2.000,00 (custo envolvido na contratação).

Custo anual (extra): R$ 60.000,00 (custo anual do novo colaborador).

Tempo para Implantação: 1,5 mês (tempo para contratar e treiná-lo).

Vantagens para o Negócio:

• Profissional terá tempo disponível para ajudar em outras atividades.

Desvantagens para o Negócio:

• Mesmas do caso anterior, mas possivelmente o custo mensal irá reduzir, pois a hora deste profissional é mais barata.
• Haverá um período inicial de treinamento e capacitação cujo custo deve ser previsto como parte da resolução deste problema.

Solução 3: Utilizar o Excel para resolver o problema

Custo inicial: 80 horas do Gerente de RH ao custo de R$ 6.000,00 para a empresa. Caso o Gerente de RH não seja capaz de montar um Excel adequado, deve-se levantar o custo do uso do recurso adequado para fazê-lo mais do Gerente de RH para apoiá-lo.

Custo anual (extra): 20 horas mensais do gestor alimentando a planilha e gerenciando a persistência dos dados ao custo de R$ 1.500,00/ mês ou R$ 18.000,00/ ano.

Tempo para Implantação: 1,5 mês (dependendo da complexidade do caso, pode ser menos ou muito mais – se for mais que 3 meses, possivelmente é uma solução inviável usando Excel)

Vantagens para o Negócio:

• Solução controlável pela empresa, podendo ser adaptada livremente no futuro.
• Não existe preocupação com gestão de fornecedor ou necessidade de abertura de processo de compra (orçamento) ou recrutamento (head count).

Desvantagens para o Negócio:

• Ao longo do tempo, a manutenção de um arquivo Excel é muito difícil, em alguns casos impossível.
• A extração de relatórios é muito trabalhosa e gera um gasto de tempo cada vez maior ao longo dos anos.
• Um arquivo Excel é muitas vezes bem entendido apenas por quem o criou e/ou quem o mantém. Quando o profissional deixa a empresa ou entra de férias, continuar sua manutenção gera um custo de aprendizado ou perda de produtividade difícil de mensurar.
• Escalabilidade: existe um limite razoável para se resolver problemas utilizando Excel. Em situações de gestão de pessoas, na prática observada, este limite está entre 100 e 300 pessoas, dependendo dos dados que se deseja gerenciar. Pode-se fazer mais, mas o observado na prática é o descontrole e falta de persistência e confiabilidade dos dados e um elevadíssimo custo de manutenção, chegando em alguns casos a ter um ou mais profissionais inteiramente dedicados somente a gerenciar arquivos em Excel.
• Um profissional médio de RH não possui as habilidades necessárias para tirar bom proveito das funcionalidades do Excel, gerando a necessidade de treinamentos ou o envolvimento de profissionais de outra área. Isto deve ser observado como custo extra.

O restante deste artigo será apresentado daqui a 30 dias. Na próxima parte, incluímos o detalhamento de mais duas possíveis soluções e fechamos esta etapa analisando a justificativa para escolha de uma delas.