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Solução 4: Desenvolver um novo sistema

Custo inicial: Difícil de mensurar, pois cada caso é um caso, um valor aproximado para um sistema deste tipo giraria entre R$ 50.000,00 e R$ 150.000,00, considerando a contratação de uma fábrica de software nacional de pequeno ou médio porte com boa qualidade e referências.

Custo anual (extra): Em geral, 20% do custo inicial para manutenção e possíveis atualizações e acertos do sistema desenvolvido.

Tempo para Implantação: Também difícil de mensurar, depende de cada caso, mas não menos de 1 mês. Um valor estimado para este tipo de sistema seria de 3 a 6 meses, podendo acontecer entregas pontuais ao longo do tempo de projeto.

Vantagens para o Negócio:

• Um sistema desenvolvido para resolver o problema da empresa naturalmente terá a “cara” da empresa, encaixando-se exatamente nas suas necessidades.
• Um sistema como este pode ser feito com base em planilhas Excel mais simples e fáceis de manter, o que permite chegar a um meio termo entre esta solução e a anterior.
• Caso o processo espelhado no sistema seja inovador e não exista algo similar no mercado, isto pode gerar vantagem competitiva para a empresa. Em termos práticos, porém, isto é pouco comum no caso de sistemas de RH.

Desvantagens para o Negócio:

• Engessamento: como o sistema foi feito sob medida, existe uma grande chance de o fornecedor não tê-lo vendido para outros clientes e o sistema não ter se tornado um produto amplamente oferecido ao mercado. Por consequência, o sistema somente evoluirá ou sofrerá melhorias conforme demanda da empresa, o que gera mais custos e maior dependência ao fornecedor.
• Todo novo profissional terá de ser treinado no sistema, pois ele é peculiar à empresa. Não haverá formas de se contratar um profissional com conhecimento prévio da operação do sistema. Caso o sistema seja complexo, isto pode gerar custos razoáveis.
• A migração para outro sistema, no futuro, pode ser um problema, caso não se tenha feito um acordo prévio claro em relação a como tratar isto, o que pode gerar prejuízos.
• O tempo de resposta para resolução de falhas nem sempre é eficaz, pois o fornecedor possui somente um cliente utilizando este sistema. Para níveis de serviço de maior qualidade, o custo pode ser proibitivo.
• A falta de uma base ampla de clientes reduz o poder da sabedoria das multidões: muitas vezes, um problema enfrentado por um cliente já foi enfrentado e resolvido por outro e o fornecedor pode apoiar os demais clientes mais rapidamente.

Solução 5: Contratar um sistema existente

Custo inicial: Entre R$ 10.000,00 e R$ 500.000,00 (depende do escopo, que tem muitas variações). Deve-se somar o tempo de dedicação da equipe interna, que deve ser em torno de 70% do custo de planilhas Excel, já contando com o processo de escolha do fornecedor (desde que estruturado). Para uma empresa de porte médio (300 colaboradores), uma estimativa razoável é de cerca de R$ 100.000,00, considerando a consultoria para apoio à empresa no início. Estes valores costumam ser bastante negociáveis, de acordo com o escopo do projeto.

Custo anual (extra): Varia conforme o escopo e o número de usuários do sistema, normalmente. O interessante é pensar no custo mensal por colaborador, que pode variar de R$ 2,00 a R$ 15,00, dependendo do escopo dos serviços incluídos pelo fornecedor. Deve-se somar o custo de administração da equipe interna, que deve chegar à metade ou menos do esperado com planilhas Excel (deve-se acordar e validar isto com o fornecedor).

Tempo para Implantação: No mínimo 1 mês. Uma média aponta para algo entre 4 e 6 meses.

Vantagens para o Negócio:

• Boas práticas: um fornecedor com ampla base de clientes adiciona muito conhecimento e permite evitar erros simplórios, além de permitir a comparação com empresas similares.
• Suporte de nível mundial: dependendo do fornecedor, é possível optar por um nível de serviço com tempos de resposta para resolução de problemas entre 24 e 48h, ou até menos para casos mais simples. Se o fornecedor possui uma base ampla de clientes, estes serviços possuem custos muito baixos.
• Base de Conhecimento: muitas vezes um problema novo para um cliente já foi enfrentado por vários outros e o fornecedor já sabe como resolvê-lo e pode orientar o cliente rapidamente.
• Adaptabilidade: com o tempo, as demandas de negócios mudam e o fornecedor irá aos poucos adaptando sua tecnologia para se adequar a estas mudanças, em benefício de seus clientes e muitas vezes sem repassar estes custos para eles.
• Amplitude do projeto: muitos fornecedores oferecem novos módulos ou expansão do sistema com custos muito mais baixos ou até mesmo sem custos. Devem-se observar estas possíveis vantagens para resolver outros problemas de uma vez só.

Desvantagens para o Negócio:

• Dependência do fornecedor: existem dois aspectos relacionados a este item, i) o fornecedor pode passar a conhecer o negócio mais que o próprio cliente, o que gera perda de conhecimento – e conseqüentemente riscos – para o negócio e ii) o cliente deve se precaver no acordo inicial para poder fazer uma possível migração de dados no futuro, caso haja qualquer problema com o fornecedor – e evitar grandes prejuízos quando isto ocorrer.
• Problemas com fornecedor: a escolha de um fornecedor de classe mundial, com diversos clientes, histórico de bons resultados e boas referências é fundamental para evitar problemas como falência, fusões, mudanças estratégicas, descontinuidade do produto, obsolescência. Estas devem ser preocupações tratadas na escolha dos fornecedores.
• Custo: deve-se tomar cuidado ao definir o escopo do problema. Dependendo do que se deseja fazer, pode-se gerar uma demanda muito grande sobre o fornecedor e resultar numa solução inviável economicamente.

Estes aspectos ainda devem observar questões particulares do negócio, como cultura e aceitação de mudanças, sistema legados, estrutura hierárquica e de aprovação, disponibilidade de recursos – financeiros e humanos –, envolvimento da área de TI, dentre outros.

Justificativa para a Solução Escolhida

Uma vez feito o detalhamento deste trabalho, deve-se dar prioridades às vantagens e desvantagens, considerando o que é de fato relevante e cabe no atual contexto da empresa. Deve-se buscar alinhar com os objetivos estratégicos do negócio e verificar qual das possíveis soluções se encaixa melhor no cenário em que vive a empresa, levando em consideração diversos fatores:

• A empresa é inovadora e aceita bem novas tecnologias. Ou pelo contrário, é conservadora e reticente com seu uso.
• Existem questões políticas ou burocracias envolvidas que limitam muito algumas das soluções.
• A empresa possui ou não recursos para investir.
• O processo de decisão de orçamento já está fechado para o ano ou demorará tanto que não vale a pena esperar considerando a gravidade ou urgência do problema

Finalmente, com base nos aspectos levantados de cada solução e nas características da empresa, devem-se classificar as soluções segundo os critérios:

• Solução mais adequada para o contexto atual da empresa – olhando para o trimestre atual.
• Melhor solução no ponto de vista do RH – que irá gerar maiores benefícios e satisfação para o RH.
• Melhor custo x benefício – se for feita uma análise de ROI, a que tiver maior retorno.
• Melhor solução do ponto de vista estratégico da empresa – olhando para o longo prazo.

Se uma das soluções for unânime, não há dúvidas, ela deve ser a escolhida. Se não houver consenso – e não existe fórmula para isto – deve-se escolher a solução que atende à classificação considerada mais importante. O contexto atual da empresa pode apontar para a solução mais barata, independentemente dos seus resultados. No entanto, a análise realizada possivelmente apontará que a melhor solução para o longo prazo deve ser outra.

De toda forma, independentemente da solução escolhida, o trabalho realizado para este levantamento garante que foi feito o melhor possível para orientar a empresa para a escolha mais acertada.